Wie ich angekuendigt hatte werde ich ueber meine Erfahrungen mit den GTD Tools hier kundtun.

Wir hatten Chandler jetzt fuer 8 Wochen am Start. Unter Linux, MAC OS, Windows und uebers Frontend.

Allerdings war das ingesamt eine sehr instabile Sache. Anfangs ging das noch einigermassen, allerdings wurde das mit der Zunahme der Eintraege immer schlimmer. Irgendwann haben wir uns entschieden Chandler als Tool nicht weiter zu verwenden.

Hauptsaechlich wegen der Stabilitaetsprobleme, andererseits wegen der mangelden Pflege der Daten durch die Kollegen und mir selbst. Die Tasks waren einfach nicht mehr up-to-date und damit auch die Taskliste sinnlos.

Also was tun?

Unsere “gefuehlte” Aufgabenliste war nicht wirklich kuerzer als vorher also immernoch so viel, dass wir das nicht ueberblicken koennen, wenn wir sie nicht erfassen. Wir haben allerlei Papierlisten angefangen, an Waende gehaengt … was sag ich…

Dann bin ich auf MAC OS umgestiegen und habe mir das Tool Things angeschaut. Hat fuer mich selbst super funktioniert und ich war schon nach den ersten Tagen der Testzeit begeistert. Allerdings liebe ich es, wenn ich Datumstempel in den Notizen fuehre, um spaeter auch die Zeitschiene langfristig im Blick zu behalten. Sieht dann bei mir so aus:

02.01.2010:
Erste Taskliste fuer ein Projekt erfasst.
01.01.2010:
Testinstallation “Things”

Mit dem Tool Textexpander kann ich durch Druecken einfacher Zeichenfolgen systemweit Shortcuts und Abkuerzungen verwenden. So fuehrt ein einfaches “ddat” zum Einfuegen des aktuellen Datums, “mfg” “fyi” sind kein Thema … aber auch lange Textmodule sind ohne Probleme moeglich. Alles was ich mehr als einmal tippe, wird jetzt als Shortcut versenkt.

Damit sind die Eingaben auch sehr leicht machbar… Also kombiniere ich die Einfachheit der Taskerfassung bei Things mit der Automatisierung durch Textexpander.

Naja die ganzen Tools machen die Liste nicht aktueller.
Also habe ich quasi einen Wettbewerb ausgerufen, wer mir am meisten noch offene Tasks liefert, damit ich die erfassen kann. Mittlerweile ist die Liste schon sehr stattlich, es stehen noch Gespraeche aus, als Vorbereitung habe ich schon eine Vorschauliste bekommen.

Things erlaubt durch die einfache Eingabe auch die Erfassung im Laufe des Gespraechs. Die Akzeptanz bei den Kollegen ist gut und so waechst die Liste auch sehr schnell waehrend Teammeeting an, ohne dass ich nur auf den Screen starren muss.

Ich werde jetzt also regelmaessige Gespraeche fuehren, um die Listen aktuell zu halten. Ich erhoffe mir Aktualitaet der Tasks und mehr fachlichen Austausch zu den einzelnen Themen, fuer die in anderen Gespraechsrunden eine Aussage von mir erwartet wird. Da bislang die Akzeptanz sehr hoch ist, bin ich frohen Mutes, dass wir mit dieser Toolumgebung jetzt eine Weile arbeiten koennen. Wir werden also gezwungen diese Gespraeche hoeher zu priorisieren und im Projektstress nicht immer wieder untergehen zu lassen.

Aber… Das Tool ist nicht multiuserfaehig. Wie sehr viele andere GTD Tools auch sind die verschiedenen Listen darauf ausgelegt die Tasks fuer EINEN Benutzer zu verwalten.

Ich habe mit Tags und Verantwortungsbereichen jetzt einen Weg gefunden, die Liste organisieren zu koennen. Sicherlich ist diese Liste jetzt schon fast unuebersichtlich lang, aber durch das Tagging kann ich hier eigentlich jede Struktur anwenden, die grade passt und gut. Durch Tags nach Mitarbeiter ist es auch kein Problem jedem Mitarbeiter eine Liste seiner aktuellen Tasks mitzugeben. Damit ist auch die Protokollierung fuer beide Seiten geklaert.

Wir sehen jetzt wie unendliche viele Dinge noch darauf warten, erledigt zu werden. Wir fokussieren uns jetzt etwas mehr auf die einzelne Aufgabe und jeder weiss sehr genau woran die anderen Kollegen grade arbeiten. Das ist ein sehr positiver Nebeneffekt, den ich bislang nicht erwartet hatte.

Ich bin sehr gespannt, ob wir diese Arbeitsweise beibehalten koennen, bin aber hoch motiviert hier sehr diszipliniert und motivierend zu begleiten.